PDF-Rechnung in eRechnung umwandeln: Wie ich für eine Kfz-Werkstatt einen ZUGFeRD-Konverter gebaut habe

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die eRechnungs-Empfangspflicht im B2B-Bereich. Ab 2027 kommt die Versandpflicht – für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz. Ab 2028 für alle. Das ist nicht weit weg, das ist morgen.

Das Problem in der Praxis: Viele Warenwirtschafts- und Rechnungsprogramme können noch keine eRechnungen im richtigen Format erzeugen. Klassisches PDF? Geht. Die strukturierte XML-Version, die ein Computer lesen kann? Fehlanzeige. Und während die großen Software-Anbieter noch an Updates basteln, tickt für viele KMU die Uhr.

Das eigentliche Problem ist nicht 2027 – es ist heute

Die offizielle Versandpflicht startet erst 2027/2028. Was viele übersehen: Geschäftskunden fordern eRechnungen schon jetzt aktiv ein. Konzerne, Behörden, Leasinggesellschaften, Fuhrparkmanagements, Fördermittelgeber – sie alle haben ihre Prozesse umgestellt und akzeptieren teilweise nur noch strukturierte Rechnungen.

Und genau hier kommt die unangenehme Situation, in der gerade viele kleine Betriebe stecken:

Der Kunde fordert eine eRechnung – aber die eigene Warenwirtschaft kann gar keine erzeugen.

Was bleibt? Entweder den Auftrag verlieren, weil man die Anforderung nicht erfüllt. Oder die Rechnung händisch in einem Excel-Workaround nachbauen und unter Schmerzen ein eRechnungs-XML zusammenklöppeln. Beides ist auf Dauer keine Option.

Genau diese Lücke habe ich für einen konkreten Kunden gerade geschlossen – mit einer maßgeschneiderten Web-App, die PDF-Rechnungen in vollwertige ZUGFeRD-Rechnungen umwandelt.

Der Ausgangspunkt: Eine Kfz-Werkstatt, ihre Warenwirtschaft und ein konkreter Kundenwunsch

Mein Kunde betreibt eine Kfz-Werkstatt und schreibt täglich Rechnungen. Bisher: PDF aus dem Werkstattprogramm, fertig. Spätestens 2027 wird das nicht mehr reichen – aber so lange konnten wir gar nicht warten: Ein wichtiger Geschäftskunde hatte angekündigt, ab sofort nur noch eRechnungen zu akzeptieren. Das Werkstattprogramm kann diese im strukturierten Format noch nicht erstellen. Der Software-Anbieter hat ein Update angekündigt – aber kein verbindliches Datum.

Die Lage war damit unangenehm konkret: Auftrag annehmen, aber Rechnung nicht in der geforderten Form versenden können – oder den Kunden ziehen lassen. Aussitzen war also keine Option.

Wir haben uns gefragt: Was ist die pragmatischste Lösung, die ab heute funktioniert und morgen wieder verschwinden darf, wenn die Warenwirtschaft endlich nachzieht?

Antwort: Eine kleine Konverter-Web-App, die das Werkstattprogramm um genau die eine fehlende Funktion ergänzt.

Wie der Konverter funktioniert

Der Workflow ist absichtlich so einfach wie möglich:

1. Rechnung wie immer erstellen – das Werkstattprogramm bleibt unverändert
2. PDF in die Web-App hochladen – per Browser, Drag & Drop
3. Daten werden automatisch ausgelesen und in ein ZUGFeRD-XML überführt
4. Fertige eRechnung herunterladen – als hybride PDF/XML-Datei
5. An den Kunden senden – wie bisher, nur jetzt mit eingebetteten Strukturdaten

Im Hintergrund läuft eine Prüfung gegen die EN-16931-Norm: Bevor die App ausspuckt, weiß sie schon, ob das Ergebnis valide ist. Wenn nicht, gibt es eine klare Fehlermeldung, statt eine kaputte Rechnung beim Empfänger landen zu lassen.

Das Besondere: BT-22 für Fahrzeugdaten

Für Kfz-Werkstätten gibt es einen schönen Bonus-Use-Case. Im EN-16931-Standard existiert das Datenfeld BT-22 – eigentlich eine generische „Buyer Reference”. Wir nutzen es, um Fahrzeugdaten strukturiert mitzuschicken: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Reparaturart.

Der Effekt: Beim Geschäftskunden (zum Beispiel einer Leasinggesellschaft oder einem Fuhrparkmanagement) landen die Fahrzeugdaten direkt in der Buchhaltung – sauber strukturiert, ohne manuelle Eingabe. Was bisher Sachbearbeiter aus der PDF abgetippt haben, läuft jetzt vollautomatisch.

Warum ich das hier teile

Nicht, um die App zu verkaufen. Sie ist auf den Workflow dieses einen Kunden zugeschnitten und läuft in einer geschlossenen Beta.

Der Punkt ist: Wenn deine Warenwirtschaft eine wichtige Funktion noch nicht kann, musst du nicht warten, bis der Anbieter so weit ist. Eine kleine Custom-App kann genau die eine Lücke schließen, die dich gerade blockiert. Und sie darf ruhig wieder verschwinden, sobald das große Standard-System die Funktion liefert.

Diese Art von „Brücken-Technologie” baue ich regelmäßig:

• Datenexporte aus Software A in das Importformat von Software B
• Konverter wie diesen ZUGFeRD-Generator
• Mini-Portale, die zwischen zwei Systemen vermitteln
• Spezial-Auswertungen, die aus mehreren Datenquellen ein neues Bild erzeugen

Das sind keine Mammut-Projekte – meist eine oder zwei Wochen Entwicklungszeit. Aber sie sparen oft mehr Zeit pro Monat, als sie einmalig kosten.

Was du jetzt tun kannst

Wenn du das Gefühl hast, deine Software hängt bei genau einer wichtigen Funktion fest und blockiert dich:

Mehr über individuelle Web-Apps erfahren

Oder noch direkter: Schreib mir kurz, woran es bei dir hakt – ich schaue mir das an und sage ehrlich, ob eine Custom-App lohnt oder ob es eine fertige Lösung am Markt gibt, die ich übersehen habe.

Sprechen wir darüber

Hintergrund eRechnung: Mehr Infos zu den gesetzlichen Pflichten findest du beim Bundesfinanzministerium und beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).