Digitalisierung 01. Juni 2026

Statt Toggl & Co.: Warum ich mir mein eigenes CRM mit Zeiterfassung gebaut habe

Toggl, Clockify, Harvest – die Standard-Tools kosten Monat für Monat. Warum ich mir stattdessen ein eigenes CRM mit Zeiterfassung als Web-App gebaut habe.

Vor ein paar Jahren habe ich für meine Zeiterfassung Toggl genutzt. Davor Clockify. Beides gute Tools, beides aber mit demselben Problem: Sie kosten Monat für Monat. Und sie passen zu 60 % auf meinen Workflow – nie zu 100 %.

Irgendwann habe ich mir die Frage gestellt: Wenn ich Menschen für andere Web-Apps baue, warum nicht eine für mich selbst?

Das Ergebnis siehst du oben im Screenshot: Ein schlankes CRM mit integrierter Zeiterfassung, gebaut als Web-App. Genau auf meine Bedürfnisse zugeschnitten. Läuft auf meinem Server. Kostet seit dem Tag der Fertigstellung – nichts.

Warum ich überhaupt umgestiegen bin

Drei Gründe haben mich angetrieben:

1. Monatliche Kosten summieren sich. Die meisten Solo-Selbstständigen zahlen für Zeiterfassung 10–15 € pro Monat. Klingt wenig. Sind aber 120–180 € pro Jahr und über 5 Jahre 600–900 €. Für ein Werkzeug, das eigentlich nur eine Stoppuhr mit Datenbank ist.

2. Standard-Tools passen nie wirklich. In jedem Tool gibt es Felder, die ich nicht brauche (Teams, Projekt-Hierarchien, komplizierte Tarifsätze) und Felder, die ich vermisse (eine schlanke Follow-Up-Liste pro Kunde, freie Tags ohne Limit, Backup als JSON-Export per Klick).

3. Datenhoheit. Meine Kunden-, Projekt- und Tätigkeitsdaten liegen mittlerweile auf einem Cloud-Server, dessen AGB sich jederzeit ändern können. Das ist okay für viele Dinge, aber für die Daten, die mein Tagesgeschäft ausmachen, will ich die volle Kontrolle.

Was das Tool kann

Bewusst kompakt gehalten, weil mehr Features nicht mehr Produktivität bedeuten:

Zeiterfassung mit Live-Timer – Kunde wählen, Projekt zuordnen, Tätigkeit eintippen, Start drücken
Kunden- und Projektverwaltung mit Zuordnung der Zeiten
Follow-Up-Liste für offene Themen pro Kunde, damit nichts liegenbleibt
Reports für die Monatsabrechnung – mit Filter nach Kunde, Projekt, Zeitraum
Tags zur freien Klassifizierung (z.B. „abrechenbar”, „Wartung”, „Akquise”)
Backup-Export & -Import als JSON-Datei mit einem Klick

Das ist es. Keine Team-Funktionen, keine Tarif-Matrix mit 17 Regeln, kein Integrationsmarktplatz. Genau das, was ein Solo-Selbstständiger im Tagesgeschäft wirklich braucht.

Die ehrliche Rechnung

Klingt verlockend: Kein monatlicher Beitrag mehr. Aber: Eine Custom-App bauen kostet erstmal Zeit oder Geld. Bei mir war es meine eigene Entwicklungszeit. Wenn ich das Tool für einen Kunden baue, liegt der Aufwand im niedrigen vierstelligen Bereich.

Heißt unterm Strich: Nach 1 bis 2 Jahren ist die Investition durch ersparte Lizenzkosten amortisiert. Ab dann zahlt nur noch der vServer – ein paar Euro im Monat, die ich für Cloud-Backups sowieso ausgeben würde.

Für jeden, der langfristig plant und ein scharf umrissenes Problem hat, das kein Standard-Tool richtig löst, ist das eine sehr ehrliche Rechnung.

Wann es sich auch für dich lohnt

Nicht für jeden ergibt eine Custom-App Sinn. Ich bin kein Fan davon, Leuten Dinge zu verkaufen, die sie nicht brauchen. Standard-Tools sind oft besser für dich, wenn du

nur 1–2 Stunden pro Tag damit arbeitest,
ein Standard-Workflow ohne Spezialitäten hast,
oder gerade erst startest und noch nicht weißt, was du eigentlich brauchst.

Aber wenn du

jeden Tag mehrere Stunden mit deinem CRM/Zeiterfassungs-Tool verbringst,
spezifische Reports oder Workflows brauchst, die deine aktuelle Software nicht kann,
bereits Frust über Software-Updates, Preiserhöhungen oder fehlende Features hast,

dann lohnt sich die Investition mit hoher Wahrscheinlichkeit. Und das gilt nicht nur für CRM und Zeiterfassung – das gilt für jeden Software-Bereich, in dem Standard-Tools nicht passen.

So gehen wir vor, wenn du Interesse hast

Erstgespräch (kostenfrei): Du beschreibst deinen aktuellen Workflow und was dich an deinem aktuellen Tool stört. Ich frage Detail-Fragen.
Konzept & Aufwand: Ich erstelle dir ein klares Konzept mit Funktionsumfang und transparenter Aufwandsschätzung. Du entscheidest, ob es sich für dich rechnet.
Entwicklung in Iterationen: Wir bauen schrittweise. Du siehst nach wenigen Tagen einen ersten funktionierenden Stand und kannst Feedback geben.
Schulung & Übergabe: Du bekommst das Tool inklusive Dokumentation und einer kurzen Einweisung. Bei Bedarf übernehme ich auch die laufende Wartung.

Mehr über individuelle Web-Apps erfahren

Oder direkt: Schreib mir, was an deinem aktuellen Tool nicht passt – ich sage dir ehrlich, ob ein Custom-Bau sich lohnt oder ob es eine bessere Standard-Lösung gibt, die ich dir empfehlen kann.

Sprechen wir darüber

Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen zu Custom-CRM-Lösungen, Zeiterfassung und der Kosten-Rechnung gegenüber Standard-Tools.

Was kann dein selbst gebautes CRM?

Das CRM ist bewusst kompakt gehalten und enthält genau die Funktionen, die ich täglich brauche:

Zeiterfassung mit Live-Timer pro Kunde, Projekt und Tätigkeit
Kunden- und Projektverwaltung mit Zuordnung der Zeiten
Follow-Up-Liste für offene Themen
Reports & Auswertungen für Monatsabrechnungen
Tags für freie Klassifizierung
Backup-Export und -Import als JSON-Datei – meine Daten gehören mir

Warum nicht einfach Toggl, Clockify oder Harvest nutzen?

Die genannten Tools sind richtig gut – sie haben mich am Anfang auch begleitet. Aber sie kosten zwischen 9 und 20 € pro Monat, haben Features, die ich nicht brauche (Team-Verwaltung, Tarif-Sätze pro Projektrolle, etc.), und mir fehlten Kleinigkeiten, die für mich wichtig sind. Über mehrere Jahre kommen so leicht 1.000–2.000 € zusammen – ohne dass das Tool je perfekt für mich passt.

Was hat es gekostet, das selbst zu bauen?

Mehrere Tage Entwicklungszeit – als Eigenleistung. Wenn ich das gleiche Tool für einen Kunden bauen würde, läge der Aufwand im niedrigen vierstelligen Bereich. Klingt erstmal viel, aber: Nach 1–2 Jahren ist die Investition durch ersparte Lizenzkosten amortisiert, und ab dann läuft das Tool kostenlos weiter.

Was ist mit Wartung, Updates und Hosting?

Das Tool läuft auf einem kleinen vServer für ein paar Euro im Monat – diese Kosten würden auch bei einer Standard-Lösung anfallen. Wartung ist minimal: gelegentliche Updates der zugrundeliegenden Bibliotheken, sonst läuft das Ding einfach. Updates entscheide ich selbst – kein Anbieter zwingt mir plötzlich neue Features oder Preiserhöhungen auf.

Wäre das auch für mich sinnvoll?

Eine Custom-App lohnt sich grundsätzlich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

Du zahlst aktuell regelmäßig Lizenzkosten für ein Standard-Tool, das nur zu 60–70 % passt
Du hast einen branchenspezifischen Workflow, den kein Standard-Tool abbildet
Du willst Datenhoheit – deine Kundendaten gehören dir, liegen auf deinem Server
Du planst langfristig (5+ Jahre Geschäftstätigkeit)

Wenn dagegen ein Standard-Tool gut passt und nicht viel kostet: Bleib bei der Standard-Lösung. Custom lohnt sich nicht für jeden.

Was bedeutet Datenhoheit konkret?

Alle Daten – Kunden, Projekte, Zeiteinträge, Notizen – liegen ausschließlich auf meinem eigenen Server. Es gibt keinen Cloud-Anbieter, der Einblick hat. Kein Drittanbieter, der seine AGB ändert. Kein Risiko, dass das Tool plötzlich abgekündigt wird und ich meine Daten exportieren muss. Bei einer DSGVO-Anfrage von einem Kunden weiß ich exakt, wo seine Daten liegen und kann sie minutengenau exportieren oder löschen.

Kannst du mir auch so eine App bauen?

Ja, das ist eine meiner Leistungen. Wir besprechen im Erstgespräch deine Anforderungen, ich erstelle dir ein Konzept mit transparenter Aufwandsschätzung, und dann bauen wir gemeinsam. Du bekommst die App nicht „aus der Schublade", sondern auf deinen Workflow zugeschnitten – inklusive Backup-System und Schulung.

Was, wenn ich später etwas am Tool ändern lassen will?

Das geht jederzeit. Eine selbst gebaute App ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn dein Workflow sich ändert, eine neue Funktion dazukommen soll oder ein Bericht anders aussehen muss, ist das eine kleine Anpassung – nicht der Wechsel zu einem komplett neuen Tool. Genau das ist einer der größten Vorteile gegenüber Standard-Software.