Paperless-ngx – Dein digitales Dokumenten-Archiv

Schluss mit Aktenordner-Suche

Wer kennt das nicht: Du brauchst eine Rechnung von vor zwei Jahren, einen alten Vertrag oder den Versicherungsschein – und stehst vor einer Wand aus Aktenordnern. Stundenlang suchen, blättern, fluchen.

Paperless-ngx macht damit Schluss. Eingescannte oder per E-Mail empfangene Dokumente werden automatisch klassifiziert, mit Volltext durchsucht und logisch organisiert. Im Idealfall arbeitest du nie wieder mit einem Aktenordner.

Was Paperless-ngx kann

• Automatische Texterkennung (OCR) – jedes gescannte PDF wird durchsuchbar
• Intelligente Klassifizierung – Rechnungen, Verträge, Belege werden automatisch in Kategorien einsortiert
• Tags & Metadaten – Steuerjahr, Absender, Betrag, Vorgangsnummer – alles strukturiert erfasst
• Volltext-Suche – in Sekunden findest du jedes Dokument, auch über Worte im Fließtext
• E-Mail-Anbindung – PDFs aus dem Posteingang werden automatisch ins Archiv übernommen
• Mobile-App – Dokumente per Smartphone-Kamera scannen und sofort einsortieren
• Mandantenfähig – für mehrere Personen, Abteilungen oder Mandate strikt getrennt
• DSGVO-konform – selbst gehostet, Daten bleiben auf deinem Server
• KI-Integration optional – Klassifizierung beschleunigen mit OpenAI, Anthropic oder lokalen Modellen
• API + Webhooks – Anbindung an Buchhaltung, CRM und Automations-Tools

Konkrete Anwendungsfälle aus der Praxis

Selbstständige & Freiberufler

Alle Belege fürs Steuerjahr sofort auffindbar. Steuer-Vorbereitung statt drei Tage Sucherei nur noch ein Vormittag.

Kfz-Werkstätten & Handwerker

Lieferanten-Rechnungen, Wartungsverträge, technische Datenblätter zum Modell XY – alles per Volltext durchsuchbar, statt im Ordner zu blättern.

Berater & Anwälte

Mandanten-bezogene Ablage mit klarer Trennung. Vollständige Korrespondenz pro Akte auffindbar in Sekunden.

Vereine & Stiftungen

Mitglieder-Korrespondenz, Vorstands-Protokolle, Spenden-Belege, Förder-Bescheide – zentral und auffindbar, auch wenn der Schriftführer wechselt.

Familien & Haushalt

Versicherungen, Verträge, Garantien, medizinische Befunde – schnell auffindbar, wenn man sie braucht. Auch zwischen Lebenspartnern teilbar.

Hersteller & Technik-Anbieter

Produktdatenblätter, Sicherheits-Datenblätter, Konformitäts-Erklärungen – durchsuchbar nach Produkt, Charge oder Norm.

Was ich für dich übernehme

1. Beratung & Konzept

Wir klären gemeinsam: Welche Dokumente sollen rein? Wie soll die Klassifizierung aussehen? Welche Workflows sind sinnvoll? Welche Schnittstellen brauchst du (Buchhaltung, CRM, Mail)?

2. Hardware-Empfehlung

Server-Option (Raspberry Pi, NAS, vServer) und Scanner-Empfehlung passend zu deinem Volumen und Budget. Ich kaufe für dich ein, falls gewünscht.

3. Installation & Konfiguration

Paperless-ngx wird sauber aufgesetzt – verschlüsselter Zugriff, automatische Backups, Benutzer-Rollen, Mandanten-Trennung (falls nötig). Auf Wunsch auf deinem eigenen Server oder einem von mir betriebenen vServer.

4. Automatische Klassifizierung anlernen

Wir trainieren Paperless gemeinsam an deinen typischen Dokumenten – damit künftige Eingänge automatisch richtig einsortiert werden.

5. E-Mail-Anbindung & Scanner-Integration

Rechnungs-Mails landen direkt im Archiv. Scanner-Output wird automatisch verarbeitet. Mobile-App eingerichtet.

6. Migration (optional)

Bestehende Dokumente aus alten Ablage-Strukturen werden übernommen. Für riesige Papier-Bestände empfehle ich dir bei Bedarf einen seriösen Scan-Dienstleister.

7. Schulung & Übergabe

Du und dein Team lernen, wie ihr Paperless täglich nutzt. Best-Practices für saubere Klassifizierung. Backup- und Wiederherstellungs-Konzept.

8. Optional: Laufende Betreuung

Updates, Backups, Erweiterungen, Workflow-Anpassungen – als monatliche Pauschale oder Stundenkontingent. Damit du dich nicht selbst um die Technik kümmern musst.

Was es ist – und was nicht

Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System der internationalen Community. Es ist keine GoBD-zertifizierte Archivierungs-Software wie EL mailarchive.

Für die rechtssichere E-Mail-Archivierung empfehle ich zusätzlich EL mailarchive – das deckt den juristisch verpflichtenden Teil ab.

Paperless-ngx ist die perfekte Ergänzung für alles, was nicht zwingend revisionspflichtig ist, aber trotzdem auffindbar sein soll: technische Dokumentationen, Korrespondenz, Verträge zur Information, Werbe-Material, private Belege, Mitglieder-Schreiben in Vereinen.

Für wen ist das das Richtige?

• Selbstständige und Freiberufler, die endlich Ordnung in ihre Belege und Korrespondenz bringen wollen
• KMU mit hohem Dokumenten-Aufkommen – Lieferanten-Rechnungen, Verträge, technische Doku
• Handwerker und Werkstätten, die schnellen Zugriff auf Datenblätter und Korrespondenz brauchen
• Berater, Anwälte und Kanzleien mit mandantenbezogener Ablage
• Vereine und Stiftungen mit wechselnden Vorständen und langfristig auffindbarer Korrespondenz
• Hersteller mit großen Produkt-Dokumentations-Beständen
• Privatpersonen mit Ordnungs-Anspruch, die endlich aus dem Aktenordner-Chaos rauskommen wollen

Verwandte Leistungen

• EL mailarchive – GoBD-konforme E-Mail-Archivierung als Ergänzung
• No-Code-Automatisierungen – Paperless mit deinen anderen Tools verbinden
• Domain & E-Mail-Setup – die saubere Basis für die E-Mail-Anbindung
• Web-Apps & individuelle Tools – wenn du eine eigene Erweiterung für Paperless brauchst

Bereit, dich von der Aktenordner-Wand zu verabschieden?

Erzähl mir kurz, wie deine heutige Dokumenten-Ablage aussieht und was dich am meisten nervt – ich zeige dir, wie Paperless-ngx das löst. Das Vorgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

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