IT-Services & Infrastruktur
EL mailarchive – E-Mail-Archivierung aus der Cloud
GoBD- und DSGVO-gerechte E-Mail-Archivierung aus der Cloud. Deutsche Rechenzentren, monatlich kündbar, ab einem einzelnen Postfach, basierend auf MailStore-Technologie.
E-Mail-Archivierung, die rechtssicher und einfach ist
Geschäftliche E-Mails mit handels-, steuer- oder buchführungsrelevanten Inhalten müssen nach den gesetzlichen Vorgaben (§§ 257 HGB, 147 AO) ordnungsgemäß aufbewahrt werden, je nach Dokumentart 6, 8 oder 10 Jahre. Aber kaum ein KMU hat dafür eine saubere, prüfsichere Lösung. Das bloße Speichern im normalen Postfach, in PST-Dateien oder auf einer externen Festplatte erfüllt die GoBD-Anforderungen an eine nachvollziehbare, gegen unbemerkte Veränderungen geschützte Archivierung regelmäßig nicht.
EL mailarchive löst das. Cloud-basiert, sofort einsatzbereit, deutsche Rechenzentren, monatlich kündbar. Ich übernehme die komplette Einrichtung, dein Betrieb und bin dein direkter Ansprechpartner für alle Fragen.
GoBD & DSGVO
unterstützt durch unabhängig
geprüfte MailStore-Technologie
geprüfte MailStore-Technologie
Deutsche Server
ISO-zertifizierte Rechenzentren
in Deutschland
in Deutschland
monatlich
kündbar – keine
Mindestlaufzeit
Mindestlaufzeit
Die 8 Gründe, warum sich EL mailarchive lohnt
- GoBD- und DSGVO-gerechte Archivierung – basierend auf unabhängig geprüfter MailStore-Technologie, bei sachgerechter Einrichtung die technische Grundlage für eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Archivierung
- Deutsche Rechenzentren – ISO-zertifiziert, ausschließlich in Deutschland, keine Daten in den USA
- Bereits ab einem Postfach – ideal für Solo-Selbstständige bis KMU, kein Mindestabnahme-Volumen
- Keine eigene Infrastruktur – kein Server, keine Wartung, keine IT-Aufrüstung
- Bis zu 70 % weniger Postfach-Speicher – durch automatische Archivierung und Deduplizierung
- Einfache Wiederherstellung – versehentlich gelöschte E-Mails per One-Click vom Anwender selbst zurückgeholt
- Mandantenfähig – ideal für Steuerberater, Anwälte und Agenturen mit getrennten Archiven pro Mandant
- Schnelle Suche in allen E-Mails und Anhängen – auch nach 10 Jahren noch in Sekunden auffindbar
Was du davon hast – pro Rolle
Für Geschäftsführer und Inhaber
- Solide technische Grundlage für rechtliche Anforderungen ohne juristisches Spezialwissen
- Schutz vor Datenverlust durch redundante Cloud-Speicherung
- Keine Hardware-Investitionen für eigene Infrastruktur
- Monatlich planbare Ausgaben – kein versteckter Wartungs- oder Lizenz-Aufschlag
- Steigerung der Produktivität durch schnellen E-Mail-Zugriff im gesamten Team
- Flexible Vertreterverwaltung – bei Krankheit oder Urlaub greift die Vertretung im Rahmen definierter Berechtigungen auf relevante E-Mails zu
Für Administratoren und IT-Verantwortliche
- Dauerhafte Entlastung der Mail-Server durch Auslagerung in die Cloud
- Reduzierung von Storage-Kosten im eigenen Postfach-System
- Erleichterte E-Mail-Verfügbarkeit auch nach Personalwechsel
- Zentraler Sicherungspunkt für alle E-Mails – ein System statt mehrerer
Für Anwender und Mitarbeitende
- Schnelle Suchfunktion in E-Mails und Dateianhängen
- Flexibler Zugriff via Client, Outlook Add-in oder Browser
- Keine Postfach-Größen-Limits mehr – alte E-Mails sind sicher archiviert
- One-Click-Restore für versehentlich gelöschte E-Mails
- Mobil und Desktop – Zugriff von überall
Lizenzierung – einfach und transparent
| Abrechnung | monatlich, pro genutztes Benutzerarchiv |
| Mindestabnahme | keine – schon ab einem Postfach |
| Vertragslaufzeit | keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar |
| Speicherplatz | 25 GB pro Instanz inklusive (kumuliert) |
| Rechenzentrum | ISO-zertifiziert, Deutschland |
| Technologie | MailStore (powered by OpenText) |
| Konformität | GoBD- und DSGVO-gerecht (unabhängig geprüfte MailStore-Technologie) |
| Mandantenfähig | ja (ideal für Steuerberater, Anwälte, Agenturen) |
| Sprachen | Deutsch & Englisch |
Konkrete Preise und Konditionen besprechen wir im Erstgespräch und du erhältst von mir ein individuelles, auf dein Setup passendes Angebot.
Für wen lohnt sich EL mailarchive?
- KMU, die GoBD-konform werden müssen oder es schon sind und eine zukunftssichere Lösung suchen
- Steuerberater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer mit mandantenbezogener, getrennter Archivierung
- Selbstständige & Freiberufler, die rechtssicher arbeiten wollen, ohne sich um IT zu kümmern
- Unternehmen mit Personalfluktuation, bei denen Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern auffindbar bleiben müssen
- Vereine & Stiftungen mit Aufbewahrungspflichten für ihre Geschäftskorrespondenz
- Handwerksbetriebe, die ihre Kunden-Korrespondenz sauber dokumentieren wollen
- Cloud-affine Unternehmen, die keinen eigenen Server mehr betreiben möchten
Mein Service als Partner – persönlich und direkt
Ich bin offizieller Partner von ELOVADE und übernehme für dich die komplette Einrichtung und laufende Betreuung:
- Erstberatung – wir klären, welche Postfächer archiviert werden sollen und welche Aufbewahrungsfristen für dich gelten
- Angebot – du erhältst von mir ein transparentes, individuelles Angebot, passend zur Anzahl deiner Postfächer und den gewählten Komponenten
- Einrichtung – ich richte dein Archiv ein und binde es an dein Postfach an, du kannst es mit echten Daten prüfen
- Anbindung – verbindet sich mit deinem Exchange, Microsoft 365 oder beliebigem IMAP-/POP3-Server
- Schulung – kurze Einweisung für dich oder deine Mitarbeiter zum EL-mailarchive-Client
- Laufende Betreuung – ich bin Ansprechpartner bei allen Fragen rund um deine Archivierung
- Skalierung – wenn dein Unternehmen wächst, ergänzen wir Postfächer mit ein paar Klicks
Damit hast du einen Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline – plus die Sicherheit, dass eine zertifizierte, prüfsichere Lösung dahintersteht.
Verwandte Leistungen
- Domain & E-Mail-Setup – die saubere Basis für jede E-Mail-Archivierung
- Google Workspace Setup & Migration – Workspace-Postfächer lassen sich problemlos in EL mailarchive einbinden
- Webseiten-Wartung – mit DNS-Monitoring für deine Mail-Konfiguration
So geht’s weiter
Du willst loslegen? Drei Schritte reichen:
- Vorgespräch – du schickst mir kurz eine Nachricht mit deinem Mail-System und der Anzahl Postfächer
- Individuelles Angebot – passend zu deinem Setup und den gewünschten Komponenten
- Einrichtung & Betreuung – ich übernehme die komplette Einrichtung und bin dein Ansprechpartner
Klingt einfach? Ist es auch.
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Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen rund um EL mailarchive, GoBD und die Lizenzierung.
Warum muss ich meine geschäftlichen E-Mails überhaupt archivieren?
Geschäftliche E-Mails mit handels-, steuer- oder buchführungsrelevanten Inhalten müssen nach den gesetzlichen Vorgaben (§§ 257 HGB, 147 AO) ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dazu können beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen oder sonstige geschäftsrelevante Korrespondenz zählen. Nicht jede E-Mail ist automatisch aufbewahrungspflichtig, entscheidend sind Inhalt und Funktion der jeweiligen Nachricht.
Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Fristen: Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich 6 Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen grundsätzlich 8 Jahre, bestimmte Buchführungsunterlagen wie Jahresabschlüsse grundsätzlich 10 Jahre. Die Aufbewahrung muss dabei nachvollziehbar, vollständig und gegen unbemerkte Veränderungen geschützt sein. EL mailarchive unterstützt dich dabei automatisch im Hintergrund.
Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Fristen: Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich 6 Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen grundsätzlich 8 Jahre, bestimmte Buchführungsunterlagen wie Jahresabschlüsse grundsätzlich 10 Jahre. Die Aufbewahrung muss dabei nachvollziehbar, vollständig und gegen unbemerkte Veränderungen geschützt sein. EL mailarchive unterstützt dich dabei automatisch im Hintergrund.
Was bedeutet GoBD-konform und ist EL mailarchive das?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren die Anforderungen an die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie den Datenzugriff. Sie verlangen u. a. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
EL mailarchive basiert auf der MailStore-Technologie, die regelmäßig durch unabhängige Prüfer hinsichtlich GoBD und DSGVO geprüft wird. Bei sachgerechter Einrichtung und Nutzung unterstützt sie eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung sowie eine datenschutzkonforme Verarbeitung. Die sachgerechte Einrichtung übernehme ich für dich.
EL mailarchive basiert auf der MailStore-Technologie, die regelmäßig durch unabhängige Prüfer hinsichtlich GoBD und DSGVO geprüft wird. Bei sachgerechter Einrichtung und Nutzung unterstützt sie eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung sowie eine datenschutzkonforme Verarbeitung. Die sachgerechte Einrichtung übernehme ich für dich.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Die Daten liegen ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Der deutsche Serverstandort ist ein wichtiger Baustein für Datenschutz und interne Compliance-Anforderungen deutscher Unternehmen.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
EL mailarchive ist mit nahezu allen gängigen Mail-Systemen kompatibel:
- Microsoft Exchange (on-premises)
- Microsoft 365 / Exchange Online
- MDaemon Email Server
- Alle IMAP-kompatiblen Postfächer
- Alle POP3-kompatiblen Postfächer
Wie funktioniert die Abrechnung?
Die Abrechnung erfolgt pro Benutzerarchiv und monatlich. Berechnungsgrundlage ist der Höchststand der Benutzerarchive im jeweiligen Monat.
- Speicherplatz: 25 GB pro Instanz inklusive (kumuliert über alle Archive der Instanz)
- Einstieg: keine Mindestabnahmemenge, bereits ab einem einzigen Postfach
- Laufzeit: keine Mindestvertragslaufzeit, monatlich kündbar
Wie viel Speicherplatz brauche ich für meine E-Mails?
Erstaunlich wenig. Durch die Deduplizierung und Komprimierung der MailStore-Technologie sparen sich gegenüber einem klassischen Postfach typischerweise 60 bis 70 % Speicherplatz ein. Konkret heißt das: 100 GB E-Mails landen archiviert bei rund 30 bis 40 GB. Die inkludierten 25 GB pro Instanz reichen daher für viele Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen vollständig aus.
Was passiert mit den E-Mails in meinem Postfach?
Du entscheidest selbst. EL mailarchive kann E-Mails entweder nur archivieren (Original bleibt im Postfach) oder zusätzlich nach erfolgter Archivierung aus dem Postfach automatisch löschen. Letzteres entlastet dein Postfach deutlich – bis zu 70 % weniger Speicherbedarf. Trotzdem bleibt jede E-Mail jederzeit über den EL-mailarchive-Client durchsuch- und wiederherstellbar.
Wie hole ich eine versehentlich gelöschte E-Mail zurück?
Der einzelne Nutzer kann archivierte oder versehentlich gelöschte E-Mails selbst per One-Click über den EL-mailarchive-Client wiederherstellen, ohne dass ein IT-Administrator hinzugezogen werden muss. Das spart Zeit und Nerven – besonders im Tagesgeschäft.
Wie funktioniert das Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen?
EL mailarchive unterstützt mehrstufige Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können E-Mails entsprechend deinem betrieblichen Löschkonzept automatisiert aus dem Archiv entfernt werden, sofern keine andere zulässige Aufbewahrungsgrundlage mehr besteht. So bleibst du beim Datenschutz handlungsfähig, ohne manuell aufräumen zu müssen.
Brauche ich eigene Server oder Hardware?
Nein. EL mailarchive ist ein reines Cloud-Modell („as a Service"). Du brauchst keine eigene Infrastruktur, keine Wartung und keine IT-Mitarbeiter für den Betrieb. Den Betrieb übernehmen ISO-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland, die Einrichtung und Betreuung deines Archivs übernehme ich als zertifizierter Partner.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Bei kleineren Setups (1–10 Postfächer) erfolgt die Einrichtung in der Regel innerhalb weniger Stunden bis zu einem Werktag. Bei größeren Umgebungen mit Exchange- oder Microsoft-365-Anbindung planen wir je nach Postfach-Anzahl und Migrationsbedarf einen längeren Zeitraum ein – das besprechen wir konkret im Erstgespräch.